FAQ – ocena zdalna

Z przyjemnością przekazujemy Państwu zbiór często zadawanych pytań tzw. FAQ, dotyczący oceny programowej przeprowadzanej w formie zdalnej. Podstawę niniejszego opracowania stanowią pytania, które zostały sformułowane przez uczestników webinariów PKA dla uczelni. Webinaria były poświęcone omówieniu procedury zdalnej oceny programowej.

Prezentowany poniżej katalog pytań dotyczy zarówno działań prowadzonych przed wizytacją (m.in. przygotowanie raportu samooceny, zadania koordynatora wizytacji z ramienia uczelni, przygotowanie wytypowanych prac etapowych oraz dyplomowych) w jej trakcie (m.in. przygotowanie hospitacji zajęć, organizacja zdalnych spotkań poszczególnych grup z zespołem oceniającym, prezentacja infrastruktury), jak i następujących po przeprowadzonej wizytacji na danym kierunku studiów.

Dziękujemy Państwu za wszystkie pytania przekazane zarówno za pośrednictwem czatu w trakcie wydarzeń, jak i za pośrednictwem kwestionariusza ankiety udostępnionego po jego zakończeniu. Jednocześnie uprzejmie informujemy, że zbiór odpowiedzi będzie sukcesywnie poszerzany, aby odpowiadał na wszystkie pojawiąjące się Państwa pytania i wątpliwości odnoszące się do zdalnej procedury oceny programowej.

Data ostatniej aktualizacji: 15.11.2021 r.

Wzory oraz wytyczne do przygotowania raportu samooceny zostały opublikowane na stronie internetowej PKA pod niniejszym linkiem: https://www.pka.edu.pl/dla-uczelni/wzory-raportow-samooceny/ . W przypadku wątpliwości dotyczących sposobu przekazania raportu samooceny, w celu uzyskania dodatkowych informacji, należy skontaktować się z sekretarzem zespołu działającego w ramach dziedziny nauki lub sztuki, właściwym z punktu widzenia dyscypliny/dyscyplin, do której/do których przyporządkowany został kierunek studiów, którego dotyczy wszczęte postępowanie w sprawie oceny programowej. Dane kontaktowe zostały opublikowane na stronie internetowej PKA pod niniejszym linkiem: https://www.pka.edu.pl/biuro-pka/ .

Dostęp do wirtualnej przestrzeni dyskowej współdzielonej z zespołem oceniającym PKA otrzyma koordynator wizytacji z ramienia uczelni, który jednocześnie będzie jedyną osobą uprawnioną do korzystania z niej, nie licząc członków zespołu oceniającego PKA.

W przypadku powtórnego postępowania oceniającego wszczętego w wyniku wydania oceny warunkowej, o którym mowa w § 21 Statutu PKA z dnia z dnia 29 listopada 2016 r. wizytacja odbywa się na zasadach określonych w tym przepisie i może trwać jeden dzień.

W przypadku powtórnego postępowania oceniającego wszczętego w wyniku wydania przez Prezydium pozytywnej oceny programowej na okres do 2 lat, o którym mowa w § 17 ust. 10 Statutu PKA z dnia 13 grudnia 2019 r. z późn. zm., wizytacja odbywa się na zasadach określonych w tym przepisie i może trwać jeden dzień.

Tak, osoba pełniąca funkcję sekretarza zespołu oceniającego uczestniczy w wizytacji zdalnej w przypadku powtórnego postępowania oceniającego.

Uczelnia przygotowuje i przekazuje raport samooceny zgodnie z zasadami określonymi w uchwale nr 66/2019 Prezydium Polskiej Komisji Akredytacyjnej z dnia 28 lutego 2019 r. z późn. zm. w sprawie wytycznych do przygotowania raportu samooceny. Raport samooceny należy przygotować w jednym egzemplarzu w wersji papierowej oraz dwóch w wersji elektronicznej, przy czym załączniki – tylko w wersji elektronicznej. W przypadku dokumentacji w formie elektronicznej uczelnia przesyła pliki jedynie w dopuszczalnych formatach, tj.: .doc, .docx, .gif, .png, .jpg (jpeg), .odt, .ods, .pdf, .rtf, .ppt, .pptx, .odp, .txt, .xls, .xlsx, .xml. Nazwy plików nie mogą być dłuższe niż 15 znaków i nie mogą zawierać następujących znaków: ~ “# % & *: < >? / \ { | }&%# (spacje wiodące i końcowe w nazwach plików lub folderów nie są dozwolone).

Wersja papierowa raportu oraz wersja elektroniczna nagrana na nośnik elektroniczny (w dwóch kopiach), powinny zostać przesłane na adres Biura Polskiej Komisji Akredytacyjnej: ul. Żurawia 32/34, 00-515 Warszawa lub za pośrednictwem platformy ePUAP na adres /BiuroPKA/SkrytkaESP.

Zgodnie z Decyzją Dyrektora Biura Polskiej Komisji Akredytacyjnej z dnia 14 marca 2020 r. od dnia 16 marca 2020 r., do odwołania Biuro Polskiej Komisji Akredytacyjnej wyłączyło bezpośrednią obsługę interesantów w siedzibie Biura przy ul. Żurawiej 32/34 w Warszawie. Począwszy od dnia 16 marca 2020 r.  kontakt z Biurem Polskiej Komisji Akredytacyjnej możliwy jest za pośrednictwem adres e-mail: pka@pka.edu.pl lub telefonu podanego na stronie internetowej https://www.pka.edu.pl/biuro-pka/ .

Sekretarz zespołu PKA działającego w ramach dziedziny nauki lub sztuki zamieszcza raport samooceny w wirtualnej przestrzeni dyskowej, współdzielonej z koordynatorem wizytacji z ramienia uczelni.

Tak. Zgodnie z § 17 ust. 3 Statutu PKA z dnia z dnia 13 grudnia 2018 r. z późn. zm. uczelnia przygotowuje raport samooceny, zgodnie ze wzorem i wytycznymi ustalonymi przez Prezydium PKA oraz publikuje raport na swojej stronie podmiotowej 14 dni przed terminem wizytacji zespołu oceniającego.

Wizytacja zdalna odbywa się przy pomocy narzędzi udostępnionych przez Biuro PKA. Uczelnia nie musi w tym celu kupować żadnych licencji. Wirtualna przestrzeń dyskowa MS SharePoint jest udostępniana jedynie do celów przeprowadzenia wizytacji.
W pozostałym zakresie komunikacja z Biurem PKA odbywa się na zasadach dotychczasowych.

Wykaz kierunków studiów wyznaczonych do oceny programowej w danym roku akademickim jest opublikowany na stronie internetowej Komisji pod linkiem: https://www.pka.edu.pl/dla-uczelni/kierunki-wyznaczone-do-oceny/.

Ponadto zgodnie z art. 242 ust. 1 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce ocenę programową przeprowadza się z inicjatywy PKA, na wniosek uczelni lub niezwłocznie na wniosek ministra. W przypadku oceny na wniosek ministra ocena dokonywana jest poza przyjętym przez Komisję harmonogramem.

Terminy obiegu dokumentacji wynikają wprost ze Statutu Polskiej Komisji Akredytacyjnej oraz procedury postępowania oceniającego opublikowanej na stronie internetowej Polskiej Komisji Akredytacyjnej pod niniejszym linkiem. Raport samooceny należy przygotować w terminie 6 tygodni od dnia dostarczenia pisma do rektora uczelni zawiadamiającego o rozpoczęciu procedury oceny programowej. W wyjątkowych sytuacjach sekretarz PKA może wydłużyć okres przygotowania raportu o kolejne 3 tygodnie. Wizytacja przeprowadzana jest do 8 tygodni od daty otrzymania raportu. Dyrektor Biura PKA zawiadamia uczelnie o terminie wizytacji przynajmniej 3 tygodnie przed wizytacją. Wizytacje przeprowadzane są w sposób zdalny do odwołania.

W przypadku, gdy wyznaczony kierunek studiów ulega wygaszeniu prosimy o kontakt z Biurem Polskiej Komisji Akredytacyjnej.

Wraz z pismem zawiadamiającym o terminie wizytacji, do rektorów uczelni kierowana jest prośba o wyznaczenie koordynatora wizytacji z ramienia uczelni, w celu uzgodnienia niezbędnych kwestii organizacyjno-technicznych, w tym wykorzystywanych środków porozumiewania się na odległość. Zarówno sposób, jak i organizacja procesu zmierzającego do wyznaczenia koordynatora wizytacji pozostaje autonomiczną decyzją uczelni, podobnie jak szczegółowa organizacja współpracy osoby pełniącej tę funkcję z pozostałymi osobami zaangażowanymi w ocenę programową ze strony uczelni.

Rola koordynatora wizytacji z ramienia uczelni w procesie wynika wprost z procedury postępowania oceniającego opublikowanej na stronie internetowej Polskiej Komisji Akredytacyjnej pod niniejszym linkiem. Zgodnie z procedurą do zadań koordynatora wizytacji ze strony uczelni należy m.in.:

  • ustalenie we współpracy z sekretarzem zespołu oceniającego szczegółowego harmonogramu wizytacji;
  • uzupełnienie harmonogramu wizytacji o dane osób uczestniczących ze strony uczelni w spotkaniach z interesariuszami wewnętrznymi i zewnętrznymi ustalonych w harmonogramie;
  • poinformowanie poszczególnych osób o terminach spotkań oraz przekazanie im linku do spotkania (link zostanie wygenerowany przez sekretarza zespołu oceniającego);
  • zamieszczenie w folderze oceny programowej prac dyplomowych z dokumentacją procesu dyplomowania oraz pracy egzaminacyjnych/ etapowych, losowo wybranych przez członków zespołu oceniającego, na podstawie informacji przekazanej przez sekretarza zespołu oceniającego;
  • uzgodnienie z sekretarzem zespołu oceniającego szczegółów organizacyjnych dotyczących hospitacji zajęć dydaktycznych – po wyborze zajęć do hospitacji przez członków zespołu oceniającego (dołączenie dwóch ekspertów do wybranych zajęć);
  • uzgodnienie z sekretarzem zespołu oceniającego szczegółów organizacyjnych dotyczących wizytacji infrastruktury dydaktycznej;
  • zamieszczenie w folderze oceny programowej (w przestrzeni dyskowej MS SherePoint udostępnionej przez sekretarza zespołu oceniającego) ewentualnych dodatkowych informacji/ wyjaśnień/ materiałów.

Zgodnie z procedurą postępowania oceniającego Dyrektor Biura PKA przekazuje uczelni informację o terminie wizytacji. Informacje i dane kontaktowe do koordynatora wizytacji z ramienia uczelni, należy przekazać osobie pełniącej funkcję sekretarza zespołu oceniającego po zainicjowaniu przez nią kontaktu z uczelnią w celu podjęcia dalszych kroków w zakresie organizacji wizytacji.

W przypadku zdarzeń losowych, którym ulegnie koordynator ze strony uczelni (choroba, kwarantanna etc.) należy niezwłocznie poinformować o tym fakcie sekretarza zespołu oceniającego w celu uzgodnienia dalszego sposobu postępowania.

Losowo wybrane przez zespół oceniający prace dyplomowe oraz egzaminacyjne/etapowe koordynator wizytacji z ramienia uczelni zamieszcza w wirtualnej dyskowej współdzielonej z uczelnią na potrzeby danego postępowania oceniającego. Odpowiednie środowisko wirtualne jest tworzone przez sekretarzy zespołów działających w ramach dziedzin nauki i sztuki. Dostęp do odpowiedniego folderu koordynator wizytacji z ramienia uczelni otrzymuje od osoby pełniącej funkcję sekretarza zespołu oceniającego PKA.

W ramach wizytacji zdalnej udostępnieniu za pośrednictwem wirtualnej przestrzeni dyskowej SharePoint podlega taki sam zakres dotyczący dokumentacji procesu dyplomowania oraz zaliczenia etapu studiów, jaki dotychczas był przekazywany zespołom oceniającym w ramach wizytacji przeprowadzanej stacjonarnie. Szczegółowe kwestie techniczno-organizacyjne dotyczące formy przekazywanej w tym zakresie dokumentacji, z uwagi na różnorodne rozwiązania wykorzystywane przez uczelnie w procesie kształcenia, powinny podlegać wzajemnym uzgodnieniom, uwzględniającym potrzeby zespołu oceniającego wynikające z procedury postępowania oceniającego z jednej strony, z drugiej zaś strony możliwości i ewentualne ograniczenia o charakterze techniczno-organizacyjnym po stronie uczelni.

Zgodnie z treścią załącznika 2, część II ust. 1 do wzoru raportu samooceny, uczelnia powinna przygotować do wglądu podczas wizytacji m.in. wskazane przez zespół oceniający prace egzaminacyjne, pisemne prace etapowe, projekty zrealizowane przez studentów, prace artystyczne z zajęć kierunkowych (z ostatnich dwóch semestrów poprzedzających wizytację).

Terminy obiegu dokumentacji wynikają wprost ze Statutu Polskiej Komisji Akredytacyjnej oraz procedury postępowania oceniającego opublikowanej na stronie internetowej Polskiej Komisji Akredytacyjnej pod niniejszym linkiem.

Zgodnie z procedurą, w terminie co najmniej 3 dni przed wizytacją, osoba pełniąca funkcję sekretarza zespołu oceniającego powinna przygotować i przekazać przewodniczącemu zespołu oceniającego oraz wszystkim członkom zespołu zestawienie listy dodatkowych pytań i wątpliwości, które powinny zostać wyjaśnione w trakcie wizytacji, odnoszących się do poszczególnych kryteriów oceny na podstawie kart spełnienia standardów jakości kształcenia wypełnionych przez członków zespołu oceniającego w zakresie wyznaczonej odpowiedzialności za kryteria. Lista ta jest dokumentem wewnętrznym zespołu oceniającego i jest wykorzystywana do zaplanowania przebiegu spotkań z poszczególnymi grupami interesariuszy. Nie jest ona przekazywana uczelni. Jednocześnie, jeśli okaże się to niezbędnie konieczne, w terminie co najmniej 3 dni przed wizytacją, osoba pełniąca funkcję sekretarza zespołu oceniającego, w uzgodnieniu z przewodniczącym zespołu, powinna przekazać do koordynatora wizytacji z ramienia uczelni listę z dodatkowymi prośbami zespołu oceniającego o dostarczenie dokumentów bezwzględnie potrzebnych do dokonania oceny.

Dane będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze) lub e (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. Dane przetwarzane będą w celu realizacji zadań PKA, wskazanych w ustawie Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (w szczególności Dział VI, Rozdział 1: Ewaluacja jakości kształcenia) oraz Statucie PKA. Podstawą prawną przetwarzania informacji, w tym danych osobowych w ramach oceny programowej jest w szczególności art. 242 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce oraz Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 12 września 2018 r. w sprawie kryteriów oceny programowej. W przywołanych przepisach nie określono formy wizytacji, zgodnie z ustawą Prawo o szkolnictwie wyższym to Statut PKA określa w szczególności organizację i sposób działania PKA (art. 256 ust. 1 pkt 1). Zgodnie z § 9 ust. 3 pkt 6 Statutu PKA, do zadań Prezydium należy w szczególności ustalanie sposobu przeprowadzania wizytacji. Zgodnie z § 1a ust. 3 uchwały Prezydium PKA nr 67/2019 z dnia 28 lutego 2019 r., z późn. zm. w sprawie zasad przeprowadzania wizytacji przy dokonywaniu oceny programowej, „wizytacja zdalna jest przeprowadzana za pomocą środków porozumiewania się na odległość udostępnionych przez Biuro PKA”. Jako narzędzie do przeprowadzenia wizytacji wybrano platformę MS SharePoint.

Upoważnienia do przeprowadzenia wizytacji dla członków zespołu oceniającego podpisywane są przez Sekretarza PKA kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Następnie dokument ten jest przekazywany uczelni wraz z pismem zawiadamiającym o terminie wizytacji oraz zostaje zamieszczony w odpowiednim folderze w wirtualnej przestrzeni dyskowej. 

W odniesieniu do spotkań w trakcie wizytacji, także mając na uwadze konieczność zapewnienia ich bezpieczeństwa i ochrony danych przez Komisję zgodnie z odpowiednimi przepisami, będą się one odbywały wyłącznie za pomocą środków porozumiewania się na odległość udostępnionych przez Biuro PKA. Natomiast w przypadku hospitacji zajęć, możliwe są dodatkowe wspólne ustalenia z przewodniczącym zespołu oceniającego, dokonane za pośrednictwem osoby pełniącej funkcję sekretarza, dotyczące szczegółowego ich przebiegu, w tym sposobu dołączenia do zajęć osób je hospitujących.

Zgodnie z procedurą zespół oceniający co najmniej 14 dni przed wizytacją analizuje harmonogramy i plany oraz typuje zajęcia, które będą hospitowane podczas wizytacji, uwzględniając, że w uzasadnionych przypadkach możliwy okres hospitacji to 7 dni przed jej rozpoczęciem i 7 dni po jej zakończeniu. Zatem dokonując wyboru zajęć, zespoły oceniające posiadają informację na temat formy ich realizacji i uwzględniają ten aspekt na tym etapie.

Hospitacje zajęć są realizowane przez zespół oceniający jedynie w czasie rzeczywistym, zaś w przypadku zajęć realizowanych stacjonarnie pożądanym rozwiązaniem byłaby ich transmisja online. Należy przy tym podkreślić, że możliwe są dodatkowe wspólne ustalenia z przewodniczącym zespołu oceniającego, dokonane za pośrednictwem osoby pełniącej funkcję sekretarza, dotyczące szczegółowego ich przebiegu. Zespoły oceniające Polskiej Komisji Akredytacyjnej, w ramach obowiązujących procedur, będą starały się możliwie elastycznie reagować na różne okoliczności, uwzględniają specyfikę funkcjonujących w uczelni rozwiązań. Zajęcia hospitowane są przez dwóch ekspertów zespołu oceniającego, poza prowadzącym zajęcia oraz studentami, nie uczestniczą w nich przedstawiciele uczelni.

Uczelnie nie muszą zbierać zgód pacjentów na transmisję zajęć klinicznych na kierunkach medycznych lub kierunkach nauk o zdrowiu w ramach hospitacji zajęć.

Pod względem prawnym sytuacja nie jest odmienna niż podczas wizytacji stacjonarnych. W tym przypadku dane przetwarzane są na podstawie art. 9 ust. 1 lit. g RODO („przetwarzanie jest niezbędne ze względów związanych z ważnym interesem publicznym, na podstawie prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, które są proporcjonalne do wyznaczonego celu, nie naruszają istoty prawa do ochrony danych i przewidują odpowiednie i konkretne środki ochrony praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą”).

Uczelnie powinny natomiast zadbać o to, by przekazane zostały tylko te dane pacjentów, które są niezbędne do przeprowadzenia hospitacji.

Dane osobowe i wizerunek nie są utrwalane, a sposób ich wykorzystania nie podlega reżimowi rozpowszechniania, które to wymaga zgody, zgodnie z art. 81 Prawa autorskiego i praw pokrewnych.

W odniesieniu do spotkań w trakcie wizytacji, także mając na uwadze konieczność zapewnienia ich bezpieczeństwa i ochrony danych przez Komisję zgodnie z odpowiednimi przepisami, będą się one odbywały wyłącznie za pomocą środków porozumiewania się na odległość udostępnionych przez Biuro PKA. Możliwość uczestniczenia w spotkaniach za pośrednictwem MS Teams, czy też korzystanie przez koordynatora wizytacji z ramienia uczelni ze współdzielonej z zespołem oceniającym chmurowej przestrzeni dyskowej MS SharePoint nie wymagają od uczestników spotkań ze strony uczelni posiadania licencji/kont na oprogramowanie MS Office. Jedynym warunkiem dołączenia do spotkania lub skorzystania z przestrzeni współdzielonej, będzie otrzymanie od sekretarza zespołu oceniającego odpowiednich linków, które to umożliwią bez konieczności rejestracji/zakładania kont itp. Wszystkie osoby uczestniczące w spotkaniach mają możliwość dołączenia do nich z różnych miejsc, podobnie jak członkowie zespołu oceniającego.

Określona została jedynie maksymalna zakładana liczba uczestników. W spotkaniu nie może zatem uczestniczyć więcej niż 10 osób, ale może być ich mniej. Decyzję w sprawie ostatecznej liczby uczestników podejmuje uczelnia prowadząca wizytowany kierunek studiów. W przypadku, gdy stan zdrowia uniemożliwia udział w spotkaniu osobie, której udział został uprzednio zadeklarowany, uczelnia może wskazać przed rozpoczęciem spotkania inną osobę uprawnioną do udziału w nim. Informacja taka powinna zostać przekazana z odpowiednim wyprzedzeniem sekretarzowi zespołu oceniającego PKA, który technicznie odpowiada za proces dołączania osób zgłoszonych do pokoju wirtualnego, za pośrednictwem którego odbędzie się spotkania. W celu zminimalizowania ryzyka wystąpienia problemów technicznych, rekomendowane jest przeprowadzenie połączeń testowych przez uczelnię, szczególnie w przypadku, gdy możliwość wystąpienia pewnych trudności zostanie wcześniej uczelni zasygnalizowana przez osoby wskazane do udziału w poszczególnych spotkaniach.

Zgodnie z jednolitym dla wszystkich zespołów oceniających harmonogramem wizytacji, należy zorganizować spotkanie z przedstawicielami nauczycieli akademickich prowadzącymi zajęcia na ocenianym kierunku studiów i realizującymi badania naukowe (maksymalnie 10 osób; nie powinny to być osoby, które brały udział w spotkaniu z zespołem przygotowującym raport samooceny oraz osoby pełniące w uczelni funkcje kierownicze.); spotkanie z przedstawicielami studentów ocenianego kierunku ze wszystkich roczników, profili, poziomów i form kształcenia (maksymalnie 10 osób; przedstawiciele studentów powinni zostać wskazani w uzgodnieniu z samorządem studenckim) oraz spotkanie z przedstawicielami otoczenia społeczno-gospodarczego ocenianego kierunku (maksymalnie 10 osób).

Nie. Spotkania nie mogą być nagrywane zarówno przez zespół oceniający, jak i osoby uczestniczące w nich z ramienia uczelni.

Dodatkowe formy prezentacji infrastruktury, np. w postaci aktualnej dokumentacji fotograficznej, prezentacji multimedialnej, nagrania czy też w formie wirtualnego spaceru, są mile widziane. Rekomendowane jest jednak, aby kwestie techniczno-organizacyjne w tym zakresie podlegały wzajemnym uzgodnieniom, uwzględniającym potrzeby zespołu oceniającego wynikające z procedury postępowania oceniającego z jednej strony, z drugiej zaś strony możliwości i ewentualne ograniczenia o charakterze techniczno-organizacyjnym po stronie uczelni. W tym celu koordynator z ramienia uczelni powinien skontaktować się z sekretarzem zespołu oceniającego.

Proces oceny programowej, której częścią jest wizytacja, nie polega na weryfikacji formalnej dokumentów wewnętrznych uczelni. W związku z tym, w czasie wizytacji dopuszczalne jest przedstawienie dokumentów, które nie posiadają podpisów. Najczęściej dzieje się tak w przypadku różnego rodzaju regulaminów. W takiej sytuacji wystarczające jest udostępnienie pliku tekstowego w formacie pdf. Członkowie zespołu oceniającego PKA uznają tak przesłany dokument za wiarygodny i aktualny wyłącznie na podstawie ustalenia, że został on udostępniony przez upoważnionego przedstawiciela uczelni. Oczywiście dopuszczalne jest przedstawienie także dokumentów podpisanych i opieczętowanych. Wówczas konieczne jest wykonanie odwzorowania ich w postaci skanu. W żadnym jednak wypadku nie jest wymagane potwierdzanie kopii dokumentów za zgodność z oryginałem. Na marginesie należy stwierdzić, że nie istnieje podstawa prawna upoważniająca uczelnię do stwierdzenia zgodności kopii dokumentu z oryginałem, nawet gdy dokument ten pochodzi od uczelni.

W ramach wizytacji zdalnej udostępnieniu za pośrednictwem wirtualnej przestrzeni dyskowej podlega taki sam zakres dokumentacji, w tym dotyczącej konstrukcji programu studiów i warunków jego realizacji, jaki dotychczas, zgodnie z procedurą oceny programowej, był przekazywany zespołom oceniającym w ramach wizytacji przeprowadzanej stacjonarnie. Jedyną różnicą jest sposób przekazania, który w ramach wizytacji zdalnej realizowany jest za pośrednictwem przestrzeni dyskowej MS SharePoint.

Przeprowadzona została analiza ryzyka nowych procedur oraz zgodnie z zasadą „privacy by design” i „privacy by default” (art. 25 RODO) dokonano szczegółowych, stosownych analiz dotyczących zabezpieczenia danych. Wybrano zaufanego dostawcę usług elektronicznych, przy pomocy których przetwarzane są dane osobowe. Szczegółowe informacje można odnaleźć pod adresem: www.microsoft.com/pl-pl/trustcenter/privacy/data-location . Dostęp do przetwarzanych informacji, w tym danych osobowych mają wyłącznie osoby upoważnione. Pouczono użytkowników systemu w zakresie zachowania zasad bezpieczeństwa pracy zdalnej. Na potrzeby wizytacji zdalnych w szczególności opracowano i wdrożono do stosowania:

  • Regulamin użytkowania poczty elektronicznej w domenie pka.edu.pl wraz usługami towarzyszącymi Office 365 przez członków i ekspertów PKA oraz osoby pełniące funkcję sekretarza zespołu oceniającego”.
  • „Instrukcję posługiwania się dokumentami i ich obieg oraz zasady wykorzystywania aplikacji MS Teams w trakcie postępowania oceniającego (dla uczelni i członków zespołu oceniającego PKA)”. Instrukcja jest przekazywana uczelni w formie jej zamieszczenia w wirtualnej przestrzeni dyskowej współdzielonej przez zespół oceniający z koordynatorem wizytacji z ramienia uczelni. Powyższe dokumenty zawierają zasady dotyczące zachowania bezpieczeństwa pracy zdalnej. Ponadto PKA posiada wewnętrzną dokumentację dotyczącą przetwarzania danych osobowych, w tym Procedury związane z realizacją działań członka i eksperta PKA.

Zgodnie z treścią „Instrukcji posługiwania się dokumentami i ich obiegiem oraz zasadami wykorzystywania aplikacji MS Teams w trakcie postępowania oceniającego (dla uczelni i członków zespołu oceniającego PKA)”: 1. Dane niezbędne do przeprowadzenia postępowania oceniającego udostępnione za pomocą przestrzeni dyskowej SharePoint będą przechowywane: 1) w przypadku przyznania oceny pozytywnej, przez 3 miesiące od dnia, w którym uchwała Prezydium PKA stanie się ostateczna, 2) w przypadku przyznania oceny negatywnej: a) gdy postępowanie administracyjne prowadzone przez Ministra w przedmiocie cofnięcia pozwolenia na utworzenie studiów zakończy się jego umorzeniem, przez 3 miesiące od dnia, w którym decyzja Ministra w przedmiocie umorzenia postępowania stanie się ostateczna i prawomocna, b) gdy postępowanie administracyjne prowadzone przez Ministra w przedmiocie cofnięcia pozwolenia na utworzenie studiów zakończy się wydaniem decyzji w przedmiocie cofnięcia pozwolenia, przez 3 miesiące, od dnia, w którym decyzja Ministra w przedmiocie cofnięcia pozwolenia na utworzenie studiów stanie się ostateczna i prawomocna, c) w przypadku kierunków studiów utworzonych przez uczelnię, o której mowa w art. 53 ust. 7-9 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, przez 3 miesiące od dnia, w którym uczelnia powinna zaprzestać prowadzenia kształcenia zgodnie z art. 246 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce. 2. Prace etapowe i dyplomowe oraz dokumentacja dotycząca procesu dyplomowania zostaną usunięte niezwłocznie po zakończeniu wizytacji, jednak nie później niż w terminie 7 dni od dnia zakończenia wizytacji.